Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej w 2026 roku – jak go obliczyć i rozliczyć? (Wzór dla pracodawcy)

Zapewnienie pracownikom odpowiednich ubrań do pracy to jeden z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy zatrudniającego osoby na umowę o pracę. Na tym jednak odpowiedzialność się nie kończy. Kodeks pracy jasno wskazuje, że odzież ta musi być utrzymywana w należytym stanie higienicznym i technicznym.

Jeżeli pracodawca nie ma możliwości zorganizowania profesjonalnego prania ubrań w zakładzie lub za pośrednictwem zewnętrznej pralni, obowiązek ten może powierzyć pracownikowi. W zamian musi jednak wypłacić mu odpowiednie środki finansowe. Jak prawidłowo ustalić ekwiwalent za pranie odzieży roboczej w 2026 roku, jak go obliczyć oraz jak ująć w księgach podatkowych? Przygotowaliśmy kompleksowy poradnik wraz z gotowym wzorem zarządzenia.

Obowiązki pracodawcy – odzież robocza i jej konserwacja

Zgodnie z art. 237(9) § 2 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany zapewnić pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie odzieży roboczej oraz środków ochrony indywidualnej. Jeśli czynności te są wykonywane przez pracownika, prawo wymaga wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych przez niego kosztów.

Warto pamiętać o trzech kluczowych zasadach:

1. Środki ochrony indywidualnej (ŚOI): Elementy takie jak uprzęże do pracy na wysokości, specjalistyczne maski czy odzież spawalnicza, które uległy skażeniu środkami chemicznymi lub biologicznymi, nigdy nie powinny być prane przez pracownika w warunkach domowych. Ich czyszczeniem musi zająć się pracodawca.

2. Forma wypłaty: Ekwiwalent jest świadczeniem obowiązkowym. Nie można zastąpić go np. wydaniem pracownikowi proszku do prania.

3. Zgoda pracownika: Pracownik musi wyrazić zgodę na samodzielne pranie odzieży (najczęściej w formie zapisu w regulaminie pracy lub oświadczenia).

Jak obliczyć ekwiwalent BHP za pranie odzieży?

Przepisy prawa nie określają jednej, sztywnej kwoty ekwiwalentu. Przepisy mówią jedynie o „wysokości poniesionych przez pracownika kosztów”. Jak zatem ustalić realną stawkę, która obroni się podczas ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) lub urzędu skarbowego?

Najlepszą i najpowszechniej akceptowaną metodą jest kalkulacja oparta na rynkowych cenach energii, wody oraz środków czystości. Szacując, jak obliczyć ekwiwalent BHP, należy wziąć pod uwagę:

• Koszt zużycia energii elektrycznej przez pralkę podczas jednego cyklu,

• Koszt zużycia wody i odprowadzenia ścieków,

• Średni koszt proszku do prania, kapsułek lub płynów zmiękczających,

• Amortyzację sprzętu (opcjonalnie),

• Częstotliwość prania w miesiącu (uzależnioną od stopnia zabrudzenia ubrań na danym stanowisku).

Przykład kalkulacji kosztów prania w 2026 roku:

Przyjmijmy, że pracownik budowlany lub monter wykonuje pranie odzieży raz w tygodniu (4 razy w miesiącu). Średni koszt jednego cyklu prania (woda + prąd + chemia) w 2026 roku szacuje się na około 7,50 zł – 10,00 zł.

4 prania x 9,00 zł = 36,00 zł miesięcznie

Pracodawca może ustalić stałą stawkę ryczałtową (np. 35-40 zł miesięcznie) dla danego stanowiska pracy, zapisując ją w wewnętrznych dokumentach firmy. Kwota ta powinna być pomniejszana proporcjonalnie za okresy usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy (np. choroba, urlop wypoczynkowy).

Rozliczenie podatkowe i ZUS ekwiwalentu w 2026 roku

Dla pracodawców kluczową informacją jest fakt, że prawidłowo skalkulowany ekwiwalent za pranie odzieży roboczej niesie ze sobą korzyści podatkowe:

• Zwolnienie z podatku dochodowego (PIT): Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, wartość świadczeń rzeczowych i ekwiwalentów za te świadczenia, przysługujących na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jest wolna od podatku dochodowego.

• Zwolnienie ze składek ZUS: Kwota wypłaconego ekwiwalentu nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

• Koszty uzyskania przychodu: Dla firmy wypłacone kwoty stanowią bezpośredni koszt prowadzenia działalności gospodarczej.

Uwaga! Jeśli wypłacana kwota będzie rażąco zawyżona (np. 300 zł miesięcznie za pranie ubrań biurowych), urząd skarbowy może uznać ją za ukryty, opodatkowany dodatek do pensji.

Darmowy wzór zarządzenia dla pracodawcy (Do skopiowania)

Aby sformalizować wypłatę świadczeń w firmie, należy wydać odpowiednie zarządzenie wewnętrzne. Poniżej znajduje się gotowy wzór, który możesz dostosować do realiów swojego przedsiębiorstwa.

ZARZĄDZENIE NR _____ / 2026
Pracodawcy z dnia _________________ 2026 r.
w sprawie ustalenia wysokości ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej

Na podstawie art. 237(9) § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zarządza się, co następuje:

§ 1
1. Pracownikom, którzy wyrazili zgodę na samodzielne pranie we własnym zakresie odzieży roboczej powierzonej przez Pracodawcę, przyznaje się miesięczny ekwiwalent pieniężny.
2. Ustala się ryczałtową kwotę ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej w wysokości:
   a) ________ zł netto miesięcznie – dla stanowisk o wysokim stopniu zabrudzenia (np. pracownik fizyczny, monter, mechanik).
   b) ________ zł netto miesięcznie – dla stanowisk o niskim stopniu zabrudzenia (np. kierownik magazynu, nadzór techniczny).

§ 2
1. Kwota ekwiwalentu ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu za każdy dzień usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy (urlop, zwolnienie lekarskie), trwającej nieprzerwanie dłużej niż 5 dni roboczych.
2. Ekwiwalent wypłacany jest z dołu, wraz z wynagrodzeniem za pracę za dany miesiąc.

§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podania go do wiadomości pracowników i obowiązuje od dnia 1 ______________ 2026 r.

________________________________________
(podpis i pieczęć Pracodawcy)

Podsumowanie

Wypłata ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej w 2026 roku to wygodne rozwiązanie, które odciąża strukturę logistyczną firmy. Warunkiem koniecznym jest jednak rzetelne przygotowanie kalkulacji kosztów i wdrożenie odpowiedniej dokumentacji kadrowej.

Chcesz zredukować koszty niszczenia ubrań pracowniczych podczas prania? Wybierz wysokiej jakości odzież roboczą wykonaną z tkanin przystosowanych do częstego prania mechanicznego. Sprawdź asortyment trwałych spodni, bluz i kombinezonów w hurtowni Professional BHP – doradzimy Ci rozwiązania, które posłużą Twoim pracownikom przez lata!